RELACIONES EN ACCESS

Definición de Relación

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones:

• Relación de uno a uno:

En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza.

•     Relación de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa.

•     Relación de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1.

FUNCIONES DE ACCESS

• Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
• Organizar y ver los datos de distintas formas.
• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

BASES DE DATOS EN ACCESS

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Esta pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc) para manejarlos por medios de las consultas e informes.

FILTROS AVANZADOS

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia.

Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por columna,  pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro  la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

¿QUÉ SON LOS FILTROS EN EXCEL?

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

MACROS EN EXCEL

Es una herramienta que nos permite usar automáticamente varias tareas, fusionándolas en una sola. Para realizar una macro automática, debemos:

APLICACIONES DE MICROSOFT EXCEL

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma(),Promedio(),Buscar(), etc.

¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL?

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contable.

H O L A ♛